販売管理システムの導入とポイントについて
販売管理システムは煩雑なお金や商品の流れを適切にコントロールするにあたって非常に有用なシステムです。ここではその基本機能、そして導入の際のポイントについて紹介いたします。
販売管理システムとは
販売において商品とお金の流れの管理は必要不可欠、業種によっては商品の在庫は存在しませんが、お金は確実に動くものです。
そんな販売における管理を適切におこなうためのシステムを販売管理システムといいます。
具体的にいうと、誰に何をいついくらで販売したか、というのを管理するシステムで、商品の管理に関する業務を全般的に適切なコントロールをするものです。
情報を一元化でき、その結果、人為的なミスを減らせるため、データの不整合なども起こりにくくなります。
また、正確な数字をリアルタイムで確認が可能、その結果在庫発注の参考にしたり、また季節商品の考案など、経営において重要なデータとして見られます。
機能について
販売管理システムの機能はどんなものがあるのかについて紹介いたします。
・販売管理機能
これは見積、受注、売上、請求の中で発生するデータ入力や検索機能、そして従来音システムからのデータ取り込み、これらを他のシステムに出力する機能などを指しています。
請求管理については別途会計システムが必要ですが、販売管理システムで多くの部分を一元化して管理できます。
・在庫管理機能
こちらは商品の出荷、在庫状況に関しての情報が確認できる、機能が搭載されており、在庫状況の確認・調整はもちろんのこと、リアルタイムの在庫状況や受払い情報を履歴に残しておき、検索・表示ができます。
受注データに基づいての管理できるため、正確な出荷などが見込まれます。
・購買管理機能
発注・仕入れ・入荷・債務管理などができるシステムです。
仕入予定なども入力して管理出来ます。
予定管理機能より、適切なコントロールができると見込まれています。
販売管理システムには種類があり、中に必要性が薄く搭載されていないものもあるかもしれません。
適切な販売管理システムを導入し、活用するのをおすすめいたします。
導入におけるメリット
販売管理システムを導入して得られるメリットは非常に多いです。
まずはデータ入力の手間を省けるということ、各部署での再入力作業が必要なくなるので、業務の手間が省ける上に、人為的なミスを減らせます。
各部署への連絡の情報を一元管理できるので、納品データをそのまま流用したりと、効率的に業務を回せます。
再入力の手間があるほどにミスの可能性が高くなり、そしてどこでミスしたか、というのを探し出すのが難しくなります。
その手間を省けるというのはとても大きなメリットです。
業務の精度が上がるということで、クレームやトラブルの防止にもつながるとされています。
他にも、引き継ぎ作業もスムーズに行えると見込まれています。
販売管理システムには一元管理されたデータが蓄積していき、履歴の確認はリアルタイムで可能です。
そしてこの履歴というのは、売上実績の情報です。
この情報は経営戦略においてとても重要なもの、集約・分析をまとめ見て、迅速な経営判断ができます。
従来では集計自体に時間がかかっていましたが、その集計がリアルタイムですぐにできるので、無駄のない速い判断ができます。
適切な管理システムを選ぶポイント
販売管理システムは大きくわけて四つの種類があります。
そのため、まずは自分の業種・業態に適しているかを確認しなくてはなりません。
・業種特化型パッケージをもつ販売管理システム
・特定業種向け販売管理システム
・汎用的な機能をもった販売管理システム
・在庫管理が不要な小規模向けの販売管理システム
この四つの中から選びます。
食品業向け、製造業向けなどさまざまなパッケージがありますので、選定の際ポイントとして見ていくのがおすすめです。
また、必要最低限の機能で問題ない、という場合であれば導入コストを安く抑えられます。
そうすると、小さな企業も導入の検討がしやすいです。
そして、次に大事なのが導入後のサポートです。
販売管理システムはとても便利なものであるということには変わりありませんが、疑問点や不明点も数多くでてきます。
その際、問い合わせてしっかりサポートを得られるかの確認が必要です。
また、リモートでのメンテナンスは受けられるかなど、いつでも滞りなく利用できる環境をサポートしてくれるか、そうしたアフターケアについて確認しておくのがおすすめされています。
ベンダーによって異なる部分なので、これから導入依頼するところがどういった体制なのかを把握しておかなければなりません。
主な項目として
・問い合わせ手段
・24時間対応か否か
・休日対応
・サポート時間
などを確認しておきたいところです。
販売管理システムの注意点
導入にあたり必要な準備について紹介いたします。
まず、現時点部署ごとに異なるシステムを有している状態から、突然情報を統一する場合、運用方法が大きく変わります。
今まで必要だった業務がなくなり、操作や管理についてもしっかり周知してもらう必要があります。
運用時のフロー、組織体制の整備、事前に責任者を選定しておいてトラブル発生時に対処できるようにしておく必要があります。
このときに責任者が経営者であれば、システム活用もより進めやすくなるとされています。
次に、費用対効果の検討です。
どんなシステムでも導入において初期費用や運用のコストがかかります。
それらの費用に対しての効果を確認しておき、導入する場合どれだけメリットを得られるか、売上につながるかなどを見極めておく必要があります。
大企業の場合は導入のほうが圧倒的にメリットがあるケースがほとんどですが、中小企業の場合、十分な効果が得られない場合があるため、要注意です。
注意点をふまえて、自社にマッチしているか、そうでないかをよく検討した上での導入が重要です。
適切なものを導入してようやく、十分なメリットが発揮されます。
販売管理システムについてのまとめ
販売におけるデータはスケールが大きければ大きいほどに、ミスが発生しやすくなります。
そしてその理由は各部署で手作業でのデータ再入力作業があるから、手間がかかる上に、リアルタイムに集計したい情報も大きなタイムラグがあってようやく得られる状態です。
バラバラの販売に関する情報を一元管理できるが販売管理システム、今までの煩雑な作業の必要を無くし、より効率的に、そしてミスの少ない業務を実現できます。
業種によって必要なシステムが異なりますが、業種特化型パッケージを用いれば必要な情報をしっかり集約しておけます。
汎用的なシステムもありますので、適切なコントロールのために、マッチした販売システムの利用をおすすめいたします。
導入にあたってのコストとアフターフォローもチェックポイントに含んでいきたいところです。
現在、デジタル化により、どんな業種でも効率的に業務を進められるシステムの導入が加速しています。
それにより飛躍的に生産性が上がった企業がもちろんあります。
非生産的な作業に時間をとられることがなくなり、より大事な部分に注力する時間が取れるようになるのが販売管理システムです。
導入を検討している場合は、まず専門窓口への問い合わせをおすすめいたします。
お金と商品の流れをより正確に、そして自動化できる画期的なシステムです。